E-Fatura Nasıl Kesilir?

Elektronik fatura uygulaması yaygın hale gelirken birçok işletme sahibi hala e-fatura kesme sürecinin detaylarına hakim değil. Bireysel girişimciler ve kuryeler için bu süreç karmaşık görünse de doğru adımlarla kolay bir şekilde yönetilebilir. Bu yazımızda e-faturaya geçiş şartları ve fatura kesme süreciyle ilgili detaylı bilgi edinebilirsiniz. 

E-Fatura Kullanma Zorunluluğu Kimleri Kapsar?

Türkiye'de elektronik fatura uygulaması belirli kriterler çerçevesinde zorunlu hale getirildi. Bu sistem kamu kaynaklarının etkin kullanımını ve vergi kaçağının önlenmesini hedefliyor. 2025 yılı itibariyle brüt satış hasılatı 3 milyon TL ve üzeri olan tüm işletmeler e-fatura sistemine geçmek zorunda. 

Ancak ciro şartı aranmadan e-fatura kesmesi zorunlu olan bazı sektörler bulunuyor:

• Online satış yapan işletmeler
• Konaklama hizmeti sunan işletmeler 
• Taşıt kiralama firmaları
• Gayrimenkul satışı yapan işletmeler
• Akaryakıt istasyonları ve LPG bayileri

Mali müşavir ve yeminli mali müşavirler de müvekkilleri adına düzenledikleri faturalarda e-fatura sistemini kullanmak zorunda. 

E-Faturaya Geçmenin Avantajları

Elektronik fatura düzenleme sistemi işletmelere operasyonel ve finansal açıdan pek çok fayda sunuyor. Kağıt fatura maliyetleri ortadan kalkarken, posta ve kargo giderleri de azalıyor. Orta büyüklükteki bir işletme, yılda binlerce liralık tasarruf elde edebilir. Dijital fatura göndermek zaman tasarrufu yaratırken manuel veri girişinden kaynaklanan hata oranını da azaltabilir.

Belgelerin dijital ortamda saklanması arşivleme ve erişim konusunda büyük kolaylık sağlıyor. Denetimler daha hızlı yapılıyor ve muhasebe kayıtlarına ise anında ulaşılabiliyor. Fiziksel arşiv alanına ihtiyaç kalmazken, belge kaybetme riskinin ortadan kalkması da mümkün.  

Kağıt tüketiminin azalması, karbon ayak izini düşürürken kurumsal imaj açısından da olumlu etki yaratabilir. GİB portal üzerinden fatura kesmek kayıt tutma ve raporlama süreçlerini otomatikleştirerek insan kaynağını daha stratejik alanlarda kullanma imkanı sunuyor.

E-Fatura Kesme Yöntemleri

E-fatura farklı yöntemler kullanılarak kesilebilir. Bu fatura kesme yöntemleri farklı işletme büyüklüğü ve teknik altyapı gereksinimlerine hitap ediyor.

GİB Portal Üzerinden Fatura Kesmek

Birçok işletme ve bireysel girişimci Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından sunulan ücretsiz E-Fatura Portalı’nı tercih ediyor. Mali mühür ile güvenli giriş yapıldıktan sonra, UBL-TR formatında hazırlanan fatura manuel olarak düzenlenebiliyor.

Portal üzerinden elektronik fatura oluşturma süreci oldukça kolay. Alıcı ve satıcı bilgileri, ürün detayları ve tutar bilgileri sistematik olarak giriliyor. Sistem otomatik olarak gerekli kontrolleri yaparak hatalı veri girişlerini engelliyor.

Özel Entegratörler İle E-Fatura Kesmek

Orta ve büyük ölçekli işletmeler genellikle özel entegratör hizmetlerini tercih edebilir. GİB onaylı yazılımlar, mevcut ERP sistemleri ile entegre çalışarak dijital fatura düzenleme sürecini kolaylaştırıyor.

Bu yöntemde fatura bilgileri mevcut sistemden otomatik olarak çekiliyor ve UBL-TR formatına dönüştürülüyor. Kullanıcı dostu arayüzler sayesinde teknik bilgi gerektirmeden işlemler hatasız ve hızlı yürütülüyor.

Doğrudan Entegrasyon Yöntemi İle Fatura Kesmek

Yüksek hacimli işlem yürüten ve özel bilgi işlem yazılımına sahip firmalar doğrudan GİB ile sistem entegrasyonu sağlayarak e-fatura gönderimi gerçekleştiriyor. Bu yöntem GİB ile birebir bağlantıyla işleyen bir yapıya sahip. Ayrıca yazılım geliştirme desteği de gerektirebilir. Web servisleri aracılığıyla gerçekleştirilen bu entegrasyon, anlık veri transferi sağlıyor ve büyük ölçekli işletmeler için ideal çözüm sunuyor.

E-Fatura Başvurusu Nasıl Yapılır?

GİB resmi web sitesinden Elektronik Belge Yönetim Sistemi bölümüne giriş yaparak gerekli belgelerle başvuru yapabilirsiniz.

Gerekli belgeler ve detayları:

• Vergi levhası fotokopisi: Güncel ve okunabilir kalitede, tüm bilgilerin net görüldüğü kopya gerekir.
• İmza sirküleri: Yetkili imza sahiplerinin belirlendiği, noter onaylı güncel sirküler verilmeli.
• Faaliyet belgesi: İşletmenin hangi sektörde faaliyet gösterdiğini belirten resmi belge gerekiyor.
• Yetki belgesi: Başvuruyu yapan kişinin işletme adına işlem yapma yetkisini gösteren belge eklenmeli.
• Banka hesap bilgileri: IBAN numarası ve hesap sahibi bilgileri gerekli durumlarda istenebilir.

Başvuru süreci ortalama 3-5 iş günü sürmekte ancak yoğunluk dönemlerinde bu süre uzayabilir. Onay alındıktan sonra mali mühür temini ve sistem kurulumu gibi teknik işlemler başlatılabiliyor. 

E-Fatura İçin Mali Mühür Alma Ve Kurulum

Mali mühür e-imzanın tüzel kişiliklerdeki karşılığı olarak tanımlanıyor. TÜBİTAK BİLGEM üzerinden temin edilen bu dijital imza aracı, güvenli veri transferi için kullanılıyor.

E-imza süreciyle ilgili “E-İmza Nasıl Alınır?” içeriğimize göz atabilirsiniz. 

Mali mühür kurulumu sonrasında, GİB Portal ve özel entegratörlerde güvenli giriş sağlanabiliyor. Kurulum sürecinde, sertifika yönetimi ve güncelleme işlemleri de düzenli olarak takip edilmesi gereken konular arasında yer alıyor.

E-Fatura Düzenleme Ve Gönderme Süreci

Dijital fatura düzenleme süreci geleneksel fatura kesmeden farklı gereksinimler içeriyor. Yasal uyum açısından bu sürecin doğru yönetilmesi gerekiyor. 

Fatura Bilgileri Nasıl Doldurulur?

E-faturada bulunması gereken temel bilgiler şunlardır:

• Satıcı bilgileri: Ünvan, vergi numarası, adres bilgileri eksiksiz girilmelidir ve GİB kayıtlarıyla uyumlu olması zorunludur.
• Alıcı bilgileri: Müşterinin tam ünvanı, vergi numarası ve fatura adresinin doğru şekilde yazılması hukuki yükümlülükleri ortadan kaldırır.
• Fatura detayları: Düzenleme tarihi, seri numarası ve para birimi bilgileri standart formatta sisteme girilir ve otomatik kontrol yapılır.
• Ürün/hizmet bilgileri: Satılan mal veya hizmetin açıklaması, miktarı, birimi ve birim fiyatı net şekilde belirtilmelidir.
• Vergi bilgileri: KDV oranları, tevkifat durumu ve diğer yasal kesintiler mevzuata uygun şekilde hesaplanarak eklenir.

Hatalı bilgi girilmesi durumunda iptal süreci başlatılarak yeni fatura düzenlenmesi gerekiyor. Bu nedenle hassas bir şekilde veri kontrolü yapmanız gerekebilir.

E-Faturada Hangi Format Kullanılır?

UBL-TR (Universal Business Language - Türkiye), Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından kabul edilen standart veri formatıdır. Bu format elektronik fatura oluşturma sürecinde otomatik olarak uygulanıyor.

GİB Portal veya özel entegratörler bu formatı sistem alt yapısında destekliyor. Manuel işlemlerde bile format uyumluluğu otomatik sağlanarak kullanıcı hatasından kaynaklanan sorunlar engelliyor.

Faturanın İmzalanması Ve Gönderimi

Fatura bilgileri sisteme yüklendikten sonra mali mühürle dijital imzalama işlemi gerçekleştiriliyor. İmzalanan faturanın e-fatura mükellefi olan karşı firmaya sistem üzerinden otomatik olarak iletilmesi mümkün. Gönderi durumu GİB sisteminden anlık olarak izlenebiliyor ve teslim durumu takip edilebiliyor. Bu sayede geleneksel fatura gönderimindeki belirsizlikler tamamen ortadan kalkıyor.

Vigo İle Çalışan Kuryeler E-Fatura Sürecini Nasıl Yürütmeli?

Vigo platformunda çalışan kuryelerin fatura süreçleri, belirli standartlar çerçevesinde yürütülüyor. Fatura kesimiyle alakalı detaylı bilgiye kuryelerimiz yöneticileri üzerinden ulaşabilirler. Ancak yine de bazı önemli bilgileri şu şekilde aktarabiliriz.

E-fatura mükellefi olan Vigo’nun fatura bilgileri şu şekilde:

VİGO TEKNOLOJİ VE LOJİSTİK AŞ.

Kozyatağı Mahallesi, Değirmen Sokak, Nida Kule A Blok No:18 İç Kapı No: 16 Kadıköy/İSTANBUL 

Erenköy Vergi Dairesi - 9250876839

Fatura düzenleme aşamasında kuryelerin dikkat etmesi gereken temel kurallar:

• Fatura tipi mutlaka ticari olarak seçilmelidir.
• Kurye muhasebeci ile çalışıyorsa faturanın e-fatura olarak kesilmesi talimatını vermeli.
• Kurye kendi faturasını kesiyorsa e-fatura seçeneğini kullanmalı.
• Hizmet açıklama kısmına "Kurye hizmet bedeli” yazılması zorunludur.
• KDV hariç ve KDV dahil tutarların hakediş mesajındaki tutarla aynı olmasına dikkat edilmelidir.

Kurye ödemelerinde 624 koduyla tevkifatlı olarak 2/10 oranında kesinti uygulandığından, bu detay fatura düzenlenmesinde dikkate alınması gereken önemli bir husus.

Ayrıca e-fatura elektronik ortamda paylaşıldığı için, fatura kestikten sonra tekrar mail gönderimi veya muhasebeyi aramaya gerek yok. Sistem otomatik olarak ilgili taraflara bilgilendirme yapıyor.

Not: İşbu kılavuzda yer alan bilgiler, yalnızca Vigo Teknoloji ve Lojistik A.Ş. ile çalışan kuryelerin faturalama süreçlerinde kullanılmak üzere paylaşılmaktadır.

Vigo Teknoloji ve Lojistik A.Ş., burada yer alan bilgilerin güncelliğini sağlamaya özen göstermekle birlikte, herhangi bir değişiklik olması halinde en doğru ve güncel bilgilere Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) sistemlerinden ulaşılabileceğini önemle hatırlatır.

Bu sayfada yer alan bilgilerin üçüncü kişilerce kötüye kullanılması veya yetkisiz amaçlarla değerlendirilmesi halinde, doğabilecek zararlardan Vigo Teknoloji ve Lojistik A.Ş. sorumlu tutulamaz.

Fatura süreçlerine ilişkin her türlü teyit ve destek talebi için lütfen yalnızca resmi iletişim kanallarımız aracılığıyla bizimle iletişime geçiniz: https://vigovigo.com/iletisim/ & iletisim@vigo.ist

Yanlış E-Fatura Kesildiğinde Ne Yapılmalı?

Hatalı fatura düzenlenmesi durumunda ilk adım GİB sisteminden iptal talebinin başlatılmasıdır. Alıcı tarafından iptal onayı alındığında, fatura geçersiz hale geliyor ve yeni fatura düzenlenebiliyor.

İptal sürecinde dikkat edilmesi gereken bazı hususlar var. İptal talebi 48 saat içinde karşı tarafça cevaplanmalıdır. Red durumunda, düzeltme faturası kesilmesi gerekir. Bu süreç boyunca, orijinal fatura geçerliliğini korumaya devam eder.

Sistem üzerinden e-fatura iptali işlemi tamamlandıktan sonra, doğru bilgilerle yeni fatura hazırlanması ve gönderilmesi gerekiyor. Bu durum fatura takip numarasının da değişmesine neden oluyor.